Előzetes vendégadat-rögzítés segédlet vendégeknek
Tartalom:
1. Bevezető
2. Kezdő lépések
3. Előzetes vendégadat-rögzítés
4. Érkezés
1. Bevezető
A vendég jelenléte nélküli szálláshely kiadás folyamatának elősegítése érdekében kialakításra került a VENDÉGEM rendszerben az előzetes vendégadat-rögzítési funkció. Ez lehetőséget nyújt arra, hogy a vendég az okmányolvasási folyamatot önállóan végezze el, így a szálláshely-szolgáltatónak nem kell személyesen jelen lennie a vendég érkezésekor.
2. Kezdő lépések
Amikor a vendég foglalása beérkezik a szálláshelyre, a szálláshely rögzíti azt a VENDÉGEM szoftverben. A foglalás rögzítését követően a szállás szolgáltatás megrendelője, az általa megadott e-mail címére automatikusan generált értesítő levelet kap.
Az értesítő e-mail minden, az előzetes vendégadat-rögzítéssel kapcsolatos információt és instrukciót tartalmaz, az alábbiak szerint:
- a szállásadó,
- a szálláshely,
- a foglalás főbb adatait,
- továbbá az Egyedi azonosítót,
- és egy linket, melyek segítségével lehetőség nyílik a foglaláshoz történő előzetes vendégadat-rögzítésre.
Figyelem!
A VENDÉGEM applikációt minden felhasználónak telepíteni kell a mobileszközének megfelelő alkalmazásbolton keresztül (Play Áruház, App Store). Az alkalmazások letölthetőek az e‐mailben megtalálható hivatkozásokra kattintva. Az e‐mailben található belépési link csak a VENDÉGEM applikáción keresztül nyitható meg, illetve a kapott azonosító is csak itt adható meg az erre szolgáló mezőben.
Amennyiben a foglalás rögzítését követően a VENDÉGEM rendszerből nem érkezik meg az e-mail, a megrendelőnek a szállásadótól kell kérnie az e-mail újra küldését. Amennyiben a megrendelő nem vendég, továbbítja a vendégek részére az értesítő e mailt. Ha a megrendelő is vendég, de a foglalás több vendéget is magában foglal, a megrendelő nekik is továbbítja az értesítő e-mail, hogy a foglaláshoz rendelt összes vendég szükség esetén elvégezhesse a jelenlét nélküli okmányolvasást.
3. Előzetes vendégadat-rögzítés
A VENDÉGEM applikációba történő első sikeres belépéskor egy tájékoztató ablak jelenik meg az előzetes vendégadat-rögzítéshez kapcsolódó adatkezelési nyilatkozatról, melynek elfogadását követően megjelennek a szálláshely és a foglalás azonosító adatai. A felületen az applikáció legfeljebb annyi vendég sort jelenít meg, ahányan a foglaláshoz tartoznak.
A lakóegység nevére koppintva az ÚJ VENDÉG HOZZÁADÁSA OKMÁNYOLVASÁSSAL felirat megnyomásakor elindul az okmányolvasás.
Első alkalommal engedélyezni kell a kamera hozzáférését a VENDÉGEM mobilalkalmazás számára). A sikeres rögzítéshez a dokumentum mindkét oldalát be kell olvasni. Amennyiben az okmány első oldalát sikeresen beolvasta, az alkalmazás animációval jelzi, hogy a második oldal beolvasása következik.
A beolvasás után az esetlegesen hibásan olvasott adatokat a megrendelő a beviteli mezők segítségével kézzel javíthatja, illetve a hiányos adatokat kitöltheti.
ÚJ GYERMEK HOZZÁADÁSA OKMÁNYOLVASÁS NÉLKÜL felirat megnyomásakor megjelenik a kézi adatrögzítés felület. A kötelező adatok megadása után menthetőek a 14 év alatti vendég adatai.
Mentést követően a felhasználó már nem tudja módosítani a rögzített adatokat. Javítást a szálláshely-szolgáltató végezhet az adatokon, illetve törölheti a piszkozatként felvitt vendég adatokat, ekkor a vendég újra felviheti az adatokat, de mindez csak az érkeztetés előtt lehetséges. A VENDÉGEM rendszer nem engedi berögzíteni kétszer ugyanazt az okmányazonosítót ugyanahhoz a foglaláshoz.
A vendég adatainak a mentése egyesével történik, így az applikáció véletlen bezárása nem okozza a korábban rögzített vendégek adatainak elvesztését. A vendégek nevét nem tárolhatja az alkalmazás, így kilépést követően vagy a foglalási linket más mobilon megnyitva már csak a vendégek státusza lesz látható. Az e-mailben található linkkel bármikor vissza lehet térni az előzetes vendégadat-rögzítési felületre, ahol a foglaláshoz tartozó vendégek státuszát láthatja a felhasználó. Amennyiben bizonytalan, hogy mely vendégek lettek már rögzítve, erről a szálláshely-szolgáltató tud tájékoztatást adni.
A vendég a „BEFEJEZÉS” gomb megnyomásával véglegesíti az előzetes vendégadat rögzítési folyamatot. Abban az esetben, ha nem minden – a foglalásban szereplő – vendégadatát rögzítette, a rendszer felhívja a figyelmét, hogy az e-mail-ben található link segítségével bármikor folytathatja a folyamatot. A foglalás bármilyen adatának módosításához keresse meg a szállásadót. A szállásadó által elvégzett módosítások után a regisztrációs e-mail újraküldését kérheti a megrendelő.
Amennyiben a mobilalkalmazásba történő belépéskor nem tudja megjeleníteni a megadott azonosítónak megfelelő foglalást, annak okáról a felület pontos tájékoztatást ad, így a vendég fel tudja venni a kapcsolatot a szállásadóval, a probléma elhárításának érdekében. szállásadó ekkor ellenőrzi a foglalás részleteit és ha mindent rendben talál, akkor kezdeményezheti a vendég számára küldött e-mail újraküldését.
Minden esetben kizárólag a jogszabályban meghatározott adatok kerülnek tárolásra az okmányról, az okmányon szereplő egyéb adatokat sem képi, sem feldolgozott formában nem tárolja a VENDÉGEM rendszer.
4. Érkezés
Érkezéskor a vendégnek kötelessége felvennie a kapcsolatot a szállásadóval a VENDÉGEM alkalmazáson kívül, az e-mailben szereplő elérhetőségek egyikén. A szállásadó ekkor ellenőrzi a megérkezett vendégek személyazonosságát, majd rögzíti érkezésüket a VENDÉGEM-ben.
